【簡単な言い回し紹介】外資系企業の英語電話が怖くなくなるヒント

“外資系企業は魅力的ですが、そもそも英語で電話をとることに恐怖に感じます。何か簡単な言い回しはありますか？”

このような質問に答えます。

分かります、分かります。

誰だって、英語で電話がかかってくると恐怖ですよね。

しかも、電話口で「ワーッ！」と英語でまくしたてられると、頭の中が真っ白になる気持ち、誰もが経験あるでしょう。

本記事では、外資系企業での電話応対に求められるポイントと、その際に必要となる簡単な英語の言い回しについて紹介します。

本記事のポイント

ぼくは現在、外資系企業で経営にたずさわっていますが、その前はアメリカで10年間暮らしていました。

アメリカ現地で実際に使われている言い回しの中で、特に簡単ですぐに使えるものを紹介します。

あれこれ悩まずにこれらのフレーズを身につければ、あなたの悩みも解決するでしょう。

外資系英語での電話応対マナー

日本ではよく、基本的な電話応対マナーを覚えることが推奨されていますが、外資系企業で英語電話の対応をするときも同じです。

細かいことを言い出すとキリがないので、まずはこの基本マナーに沿って、英語でどのような言い回しをするのか、紹介していきます。

【基礎編】英語で電話を受ける言い回し

さあ、あなたの職場に英語で電話がかかってきました。

その電話をとったあなたは、英語を使って応対をします。

名乗る

Hi, this is XX (会社の名前).

「This is」という言葉を使いますので、「こちらはXX会社です。」といった意味になります。

会社名を名乗った後に、もう少し丁寧さを出したい場合は、用件を伺いましょう。

Hi, this is XX (会社の名前). How may I help you?

「こちらはXX会社です。ご用件はなんでしょうか？」

取り次ぐ

続いて、電話先の相手が用件を伝えてくるはずです。

ちゃんと聞き取れれば良いですが、そこはなかなか簡単ではないでしょう。

そこでまず使えるようになりたい言葉があります。

Please hold on.

「少々、お待ちください。」

こう言った後に、手元にメモ帳を取り出しても良いですし、英語ができる人に代わってもらっても大丈夫です。

もしくは、誰と話したいか聞き取れた場合、その方に電話を転送する前に「Please hold on.」と言えればバッチリです。

伝言を聞く

もし相手が用事のある方が不在の場合、伝言を聞きましょう。

YY (電話をつなげたい相手) is not available right now.

「YYさんは現在、不在です。」

Would you like to leave a message?

「伝言を残しますか？」

Can I have your name and phone number, please?

「あなたのお名前と電話番号を教えてください。」

ここで無理して細かな用件まで聞けなくても良いでしょう。名前と電話番号さえあれば、折り返しかけ直すことができますから。

I will forward the message.

「メッセージを伝えます。」

電話を切る

Thank you, bye.

「ありがとうございます、さようなら。」

はい、グローバル英語はとてもシンプルです。

より丁寧な言い回しはありますが、これで十分です。

【応用編】英語で電話をかける言い回し

続いて、自分から英語で電話をかける時の言い回しを紹介します。

「いつも一緒に仕事をしている担当者にさえつながれば、自分のカタコトでも大丈夫だけれども、受け付けにかけることは気が重い！」

こんな風に悩んでいる人も多いと思います。ぼくもその一人でした。

大丈夫です。これも簡単なフレーズを身につけましょう。

名乗る

Hi, this is XX (あなたのお名前) from YY (あなたの会社名).

「こんにちは、YY会社のXXと申します。」

英語では、どこの会社からかけて来ているかを表すために、会社名の前に「from」という言葉を使います。

取り次ぎをお願いする

Can I speak to ZZ (電話で話したい相手)?

「ZZさんとお話しできますか？」

伝言をお願いする

もし相手の方が不在の場合、「ZZ is not available now.」とか「ZZ is out of office.」などと言われるでしょう。

その場合は伝言をお願いしましょう。

Can I ask ZZ to call me back?

「ZZさんから折り返し電話をいただけるようお願いできますか？」

すると、「Sure, please give me your name and phone number.」などと言って受けてくれるでしょうから、あなたの名前と連絡先を伝えましょう。

電話を切る

Thank you, bye.

「ありがとうございます、さようなら。」

こう言って電話を切りましょう。

ちなみに英語では、「電話をどちらが先に切った方が丁寧か？」などというマナーはありませんので、ガチャ！っと切っても相手は気にしません。

英語電話を対応する時に心が軽くなるヒント

いかがでしょうか？

「え、こんな簡単で良いの？もっと丁寧に話さないといけないのでは？」と思った方もいると思います。

もちろん、英語電話の言い回しにはさまざまなものがありますので、紹介し出したらキリがありません。

しかし、英語で電話対応をする時に大事なことは、「伝われば良い」ということ。

グローバル英語は、あなたが思っているよりもシンプルだと思います。

ネットや本で検索すると、これでもかというほどに英語フレーズやテンプレートが出て来ますが、実際に使うものはひとつで十分です。

一番簡単なものを覚え、練習し、身につけることができれば、もう次回から英語で電話がかかって来ても慌てることはなくなるでしょう。

あなたが自信をもってスムーズに英語電話の応対ができるようになりますように。

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西原哲夫

経営アドバイザー | エグゼクティブコーチ

慶應→住友電工→アメリカ駐在(25歳)→ノースカロライナ大MBA(30歳)→エマソン米国本社幹部候補(32歳)→日本エマソンGM(35歳)→ユーピーエス社長(39歳)→経営アドバイザー兼コーチ(今) | ２児の父親｜アメリカ在住10年｜表千家茶道学習者