英語

【ビジネス英語】突然の英語電話を乗り切るコツと便利フレーズ

“たまに英語で電話がかかってくると焦ります。ビジネス英語でスムーズにコミュニケーションがとれるよう、便利なフレーズを教えてください。”

こういった質問に答えます。

たしかに、かかってきた電話をとった時、いきなり突然英語で話されると、「えっ、英語!?」と焦っちゃいますよね。

しかも、英語でなんて言おうかと考えているうちに、相手はぺらぺらとしゃべり続けています。

そうすると、自分が言いたいことを考えようとしているのに、相手はしゃべり続けているから、相手が話していることも聞き取れない。

もうなんだか申し訳ないし、情けないし、困ってしまった経験があると思います。

ぼくもそういった経験は散々してきました。

そこで本記事では、突然の英語電話も簡単に乗り切れるコツと便利なフレーズを紹介します。

 

本記事のポイント

・突然の英語電話を乗り切るコツと便利フレーズ

・英語で自分から電話をかける時のフレーズ

 

ぼくは10年以上にわたってグローバルビジネスにたずさわり、今は外資系企業で経営をしています。

本記事では、実際の現場で使われている簡単で便利なフレーズを紹介します。

 

突然の英語電話を乗り切るコツと便利フレーズ

普段は日本語でかかってくる電話に、突然いきなり英語でかかってきたら、誰だって焦るものです。

頭の切り替えが難しいのも、あなただけではありません。

いつも通り日本語だと思ってとった電話が英語だった時、焦らずに対応するためのコツや便利なフレーズを紹介します。

【コツ】英語電話の聞き取りは割り切る

コツとして一番重要なポイントは、英語電話を正確に聞き取ることは難しいと、割り切ることです。

コミュニケーションとは、声や言葉だけでなく、相手の表情や動作、温度感など、自分の五感をフル動員して行うものです。

ですが、電話では相手の声しか聞くことができません。

すると、慣れた日本語でも難しいもので、それが英語になると、上手に聞き取ることができなくて当たり前なのです。

ただ思い出していただきたいこととして、相手はあなたに上手な英語での受け答えを求めているわけではありません。

相手は、あなたにビジネス用件を受けつないでほしいだけです。

ですから、電話口から突然の英語が聞こえてきたら、こちらから質問をしてあげることで、相手のビジネス用件を聞き出してあげましょう。

電話口から英語が聞こえてきたら、まず伝えたいこと

電話口から突然の英語が聞こえてきたら、まずは自分から話しましょう

そうすることで、相手がぺらぺらとしゃべり続けることを止めてくれます

最初に伝えたいことは、電話をかけていただいたことに対するお礼ですね。

Thank you for calling.

テンキュー フォー コーリン

電話をいただきまして、ありがとうございます。

これだけです。

これを伝えると相手は、「ああ、自分の言いたいことを聞いてくれそうだ。」と安心し、しゃべることを一度止めてくれます

相手の名前と会社名を質問する

続いて、相手のお名前と会社名を質問しましょう。

これを聞く理由は2つあります。

まず、電話を取り次ぐ場合にも折り返す場合にも、必ず聞く必要があるので、最初から聞いてしまった方が早いということです。

もうひとつの理由としては、最初に名前と会社名を聞くことで、どういった要件かが想像できるからです。

英語でぺらぺらしゃべっている相手が誰だか分からないと、何の話をされているかも分かりません。

しかし、相手の名前や会社名が先にわかれば、まぁだいたい何を言っているかは想像できるようになります。

May I have your name and company name, please?

メイ アイ ハブ ユア ネイム アン カンパニ ネイム プリーズ?

あなたのお名前と会社名をお教えいただけますか?

なお、ここはしっかりとメモしてください

聞き取りがあやふやだったら、遠慮なく、何度でも聞いてください

用件を聞き、対応する

続いて、用件まで聞いてしまいましょう。

How may I help you?

ハウ メイ アイ ヘルプ ユー?

ご用件は何でしょうか?

このように聞くと、誰か話したい相手の名前を言うでしょうから、それを聞き漏らさないようにしましょう。

取り次ぐ場合:

Let me forward your call. Please hold on.

レッミー フォワー ジュア コー。プリーズ ホードン。

電話を転送します。少々お待ちください。

不在の場合:

She/He is not available. Can I take your message and phone number, please?

シー/ヒー イズ ノッ アベイラブ。キャナイ テイク ユア メッセージ アン フォーン ナンバー プリーズ?

彼女/彼は不在です。伝言メッセージとあなたの電話番号をいただけますか?

まずはこれらをマスターしましょう。

次のレベルに進むのは、これらが身についてからで遅くありません。

 

英語で自分から電話をかける時のフレーズ

ビジネスにおける英語電話は、受ける時よりも、かける時の方が難易度が上がります

ただその時も決まったフレーズがありますので、紹介します。

ぼくも最初の頃は英語で自分から英語をかけることが恐怖でしたが、決まったフレーズを一方的に話すことで少しずつ慣れていきました。

自分の名前と会社名を名乗る

まず最初に自分の名前と会社名を名乗ります。

Hi, this is Hanako from  ABC company.

ハイ ディス イズ ハナコ フロム ABC カンパニー。

こんにちは、ABC会社の花子と申します。

会社名の前は「from フロム」が一般的に使われる前置詞です。

用件を伝える

続いて、用件を伝えましょう。

May I speak to Sara?

メイ アイ スピーク トゥー サラ?

サラさんにおつなぎいただけますか?

不在の場合は、自分の電話番号と合わせ、折り返しの電話をもらえるようにお願いしましょう。

Could you ask her/him to call me back? My phone number is xxx-xxx-xxx.

クジュー アスク ハー/ヒム トゥー コーミー バック? マイ フォーン ナンバー イズ xxx-xxx-xxx。

折り返しのお電話をいただけるよう、伝言をお願いできますか?私の電話番号は、xxx-xxx-xxxです。

お礼を言う

電話を転送してくれたり伝言を残してくれたりした時は、最後にお礼の一言を伝えましょう。

Thank you very much.

テンキュー ヴェリ マッチ。

ありがとうございます。

 

【まとめ】突然の英語電話を乗り切るコツと便利フレーズ

ビジネスにおける英語電話は誰にとっても難しいものです。

どれだけ英語に慣れてきても、声や言葉だけで相手とコミュニケーションをすることは簡単ではありません。

ですから、そのような時こそ、こちらから質問をすることで、相手のビジネス用件を聞き込んであげてください。それがコツです。

あとは慣れですから、ひるまずにどんどんと実践経験を重ね、自分のものにしていってください。

ビジネス英語といえど、実際に使う言葉のバリーエンションは限られていますから、自分の使いやすい言葉をいくつか身につけて、使い回しましょう。