【簡単】英語メールでビジネスの依頼をする表現・言い回し【外資系】

“ビジネスの英語メールで何かを依頼したい時、どのような言い回しがあるか、教えてください。”

こういった質問に答えます。

英語メールで依頼の内容を書くこと自体は難しくないものです。

しかし、使う言葉によってニュアンスが変わってきますから、気をつけたいところですね。

メールを送る相手がお客さまか、上司などの目上の人か、それとも社内の同僚か。

そういった観点から、ビジネスの現場で使われる表現や言い回しを見ていきましょう。

本記事のポイント

ぼくは10年以上にわたってグローバルビジネスにたずさわり、今は外資系企業で経営をしています。

本記事では、実際の現場で使われている簡単な表現を紹介します。

英語メールでビジネスの依頼をする表現・言い回し

ていねいな表現

ここで紹介するものは、すべて「〜していただけませんか？」という、ていねいな言い回しです。

社外のお客さまや、上司や目上の方への表現に使えるものです。

日本語にもさまざまな表現があるように、英語にもさまざまな言い回しがあります。

ひとつずつ試して自分のものにしていってください。

Would you please〜?

〜をしていただけませんか？

Would you mind〜?

〜をしていただけませんか？

It would be appreciated if you can〜.

〜をしていただけると、大変ありがたいです。

<サンプル例>

Would you please approve the attached proposal?

添付の提案書について、承認していただけますでしょうか？

It would be appreciated if you can provide us with the instruction.

私たちに指示をいただけると、大変ありがたく存じます。

社内の同僚に

お客さまや目上の人ではなく、社内の同僚向けのメールですと、少しカジュアルにした方が違和感がありません。

とはいえ、ぶっきらぼうにするのではなく、少していねいさを残した方が良いでしょう。

It would be great if you can〜.

〜をしていただけるとありがたいです。

I am wiring this message to request〜.

〜の件をお願いしたく、このメッセージを送らせていただきます。

すでに一緒に働いてきた期間が長く、信頼のおける同僚であれば、もっとカジュアルにして大丈夫です。

Can you help XX? Thanks!

XX について助けてくれない？ありがとう！

Would you~?やCould you~?の使い方【仮定法】

「Would you~?」や「Could you~?」という言い回しがもっともていねいな依頼の方法ですが、実はこれ、ぼくたちは学校で「仮定法」として習っています。

とはいえ、難しいことはビジネス英会話に不要ですから、「Would you~?やCould you~?を使うと、ていねいな言い回しになる。」ということを覚えておけば十分です。

さらに、これらを「Can you~?」や「Do you~?」に言いかえると、カジュアルなニュアンスになります。

「Would you please~?」は「Can you please~?」に、「Would you mind~?」は「Do you mind~?」に言いかえることで、カジュアルだけれども、まだていねいさが残る言い方になります。

ていねいな表現からはじめて、少しずつカジュアルにすべき理由

英語は日本語と同じように、ていねいな言い方からカジュアルな言い方まで存在しますが、ずっとていねいな言い方だけを続けていると心理的な距離感が生まれます。

そこで、関係構築が進むにつれて、少しずつていねいさをくずしながら、カジュアルさを表現するようにしましょう。

そうすることで、段階的に心理的な距離感を縮めていくという、コミュニケーションスタイルをとることができます。

ですから、「Would you~?」や「Could you~?」だけにとらわれず、「Can you please~?」や「Do you~?」などを使うことにも、少しずつトライしてくださいね。

言葉選びで気をつけたいポイント

ここまでで、ていねいな言い回しから、少しカジュアルにした言い回しまでを表現しました。

「それでは、もっとカジュアルにした方が良いのかな？」という疑問もわくと思いますが、やりすぎは注意ですので、気をつけてください。

すでに信頼関係が築けている相手であれば、何も心配する必要はありませんが、お客さまや目上の人に対してメールを送るときには、注意をしましょう。

お客さまや目上の人にメールする時の注意点

ぶっきらぼうな言い回しを避けることが大切です。

Please do XX

XXをしてください。

I request you to do XX

XXをするよう、あなたに要望します。

英語としては決して間違えではないのですが、相手からすると、何やら上から目線でものを頼まれているように感じてしまいます。

ですからやはり、お客さまや目上の人に対しては、ていねいな表現や言い回しを使った方が良いですね。

部下に対して高圧的に依頼する表現

なおここで、部下に対して高圧的に依頼をする表現を紹介します。

決して、あなたに使ってほしくて紹介するわけではないのですが、このような表現を見かけたら、そういうことと理解してください。

海外の会社によっては、日本以上に上下関係がハッキリしているところも珍しくありませんので、こういう表現を見かけることもあるでしょう。

ぼくもこのような言い回しが使われている場面に出会うと、「あぁ、この上司の人は、部下に対して強硬な姿勢で指示をするんだなぁ。」と見ています。

I want you to do〜.

〜して欲しい。

I need you to do〜.

〜しなさい。

I am telling you to do〜.

〜をするよう、言っている。

「依頼」に関するビジネス英語サンプル

「依頼」に関するビジネス英語のサンプルも紹介させていただきます。

Request for quote　見積もり依頼

Request for price information　価格情報の依頼

Lead time inquiry　納期の問合せ

Approval request　承認依頼

Confirmation request　確認依頼

【まとめ】英語メールでビジネスの依頼をする表現・言い回し

このように、ビジネス英語で依頼をする表現や言い回しには、さまざまなバリエーションがあります。

送る相手に合わせて、失礼にあたらないよう、言葉選びに気をつけてください。

また、ずっとていねいなだけでも心理的な距離が縮まらずに関係構築ができませんから、少しずつカジュアルにしていくことも忘れないようにしてくださいね。

あなたのビジネスが上手くいきますように。

西原哲夫

経営アドバイザー | エグゼクティブコーチ

慶應→住友電工→アメリカ駐在(25歳)→ノースカロライナ大MBA(30歳)→エマソン米国本社幹部候補(32歳)→日本エマソンGM(35歳)→ユーピーエス社長(39歳)→経営アドバイザー兼コーチ(今) | ２児の父親｜アメリカ在住10年｜表千家茶道学習者