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英語メールでの宛名の書き方。【海外ビジネスで使える例文紹介】

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“英語でビジネスのメールを送りたいんだけど、宛名はなんて書いたらいいの?日本語なら「様」や「役職名」をつけるべきだけど、英語にも決まりはあるの?”

こういった疑問に答えます。

いざ海外の人たちとビジネスをはじめようと意気込んでも、英語でメールを書こうとした出だしからつまづくことがあると思います。

「宛名ってどう書くのが正しいの?」と。

本記事では、「英語メールでも、宛名の書き方に決まりやルールはあるのか?」という疑問に答えます。

 

本記事のポイント

・英語メールを書くときの大事な心構え

・英語メールのカジュアルさとフォーマルさの判別基準

・宛名の書き方:例文とサンプル

・宛名を書くときの注意点

 

ほとんどの場合、下の名前である、ファーストネームで十分です。

ぼくがこれまで10年以上にわたって世界中の人たちとビジネスをしてきましたが、グローバルビジネス英語では、基本的にファーストネームだけで大丈夫です。

もちろん、日本のように敬語を気にするお国柄のところもありますし、自分独自の工夫として親しみを出したい場合など、プラスアルファをすることは問題ありません。

フォーマルさを出すべき時の判断基準や、英語メールで実際に使われる宛名の例文やサンプルを紹介しますので、活用してください。

英語メールでの宛名の書き方。【海外ビジネスで使える例文紹介】

「Dear」って、つけなければいけないのか?

「Mr.」や「 Ms.」って、どうしたら良いの?

「本当にファーストネームで呼んでいいの?苗字の方が丁寧ではないの?」

などなど、ぼくたちマジメで勤勉なビジネスパーソンには、悩みが尽きないところです。

そこで、グローバルビジネスの現場での使われ方を紹介します。

特にアメリカ人たちの書き方を紹介しますので、そのままパクりましょう。

 

英語メールを書くときの大事な心構え

まず、英語メールを書くときの大事な心構えです。

何を書こうが、どの様な言い回しを使おうが、文法的に間違えていようが、全部、英語です!

細かいことは気にせずに、どんどんと、伝えたいことを書きましょう!

これは、本当に大事です。

あまり細かいところで悩んで時間を浪費せず、そのメールを相手に届けることの方がよほど重要ですので、悩みすぎないでください。

 

英語メールのカジュアルさとフォーマルさの判別基準

英語メールでも、カジュアルさとフォーマルさで、言葉を使い分けることがあります。

それでは、どこからどこまでがカジュアルで、どこからどこまでがフォーマルであるのか、そのイメージをまとめます。

これによって、メールを送る際に、カジュアルであるべきかフォーマルであるべきか、判断が簡単になります。

この判断ができれば、使うべき宛名も分かってきます。

判断基準をパターン別で解説

ぼくたちがビジネスで英語メールを書くケースというものを考える時、ざっくりと、以下の様なパターンわけをしてみます。

縦軸に、メールを送る相手との関係性。

横軸に、その相手にコンタクトする回数。

 

 

まず、右上の「B」は、社外・顧客に対して、はじめてコンタクトするケース。

これはもちろん、フォーマルさが必要です。

しかし、コンタクトすることがはじめてだとしても、社内・同僚が相手である、右下「D」のケース。

こちらは、はじめからカジュアルさをもたせて良いです。

いわば、同じチームメートなのですから、フォーマルさを出すと心理的な距離感ができてしまい、喜ばれません。

社内・同僚に対して2回目以降にコンタクトする左下「C」のケースも、当然、カジュアルでいきましょう。

では、相手が社外・顧客であって、コンタクトする回数が2回目以降であるケースの左上「A」。

こちらはどうするべきでしょうか?

ぼくがこれまで見てきた限りですと、みんな、「カジュアル」にしています。

金融機関や弁護士事務所など、四六時中、フォーマルさが求められるような職場でない限り、カジュアルで十分です。

ぼくの個人的な経験では、2回目以降のコンタクトでフォーマルであり続けたのは、弁護士事務所だけです。

「B」と「C」はわかりやすいのですが、日本のビジネス文化からすると、青枠で囲った「A」と「D」の位置付けが複雑ですよね。

日本語とは文化が異なりますから、割り切ってカジュアルな宛名を選んでください。

宛名の書き方:例文とサンプル

ここでようやく、具体的な宛名の書き方を紹介します。

まず、フォーマルなパターン。

「Dear First Name,」

「Dear Last Name,」

「Mr./Ms. Last Name」

「Dear Mr./Ms. Last Name」

Dearを使ったり、Mr./Ms.といった敬称を使ったりすることで、フォーマルさを表します。

そして、カジュアルなパターン。

「First Name,」

「Hi First Name,」

といった感じ。

これらを、重みに合わせて並び替えると、以下の通り。

 

上にいくほどカジュアルで、下にいくほどフォーマルです。

「First Name,」

「Hi First Name,」

「Dear First Name,」

「Dear Last Name,」

「Mr./Ms. Last Name」

「Dear Mr./Ms. Last Name」

 

弁護士などのプロフェッショナル業についていない限り、基本はすべて「First Name,」でオッケーです。

イメージとして、

「いつもカジュアルなのに、はじめて顧客や社外の人にコンタクトするときだけ、マナーとしてフォーマルさを演出する。」

という感じです。

それでも、「親しき中にも礼儀あり」と考える方は、「Hi First Name,」を使ってください。

これでも相当に、丁寧さを演出することができます。

宛名を書く時の注意点

ここまで読んだあなたは、「え、そんなにカジュアルで本当に大丈夫?」と心配になったかもしれません。

もちろん、いつでも丁寧にフォーマルであることは、何ら間違ったことではありません。

しかしそれが、「間違えたくないから、無難な書き方を選ぼう。」なんて考えた結果の時は、少し考え直した方が良いです。

というのも、そういった日本の「無難さを求める文化」は、グローバルビジネスでは求められていないですし、ほとんどの場合、理解もされないからです。

本来、カジュアルであるべきところ、フォーマルな形式で臨んでは、円滑に運ぶべきコミュニケーションも、逆にぎこちなくなりますので、気をつけてください。

 

アメリカのトップMBAを取得し、卒業後にアメリカ企業本社の幹部候補生として採用されたノウハウを紹介しています。

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ブログを引っ越しました。→https://presence-japan.com/blog/

現在、プレゼンスジャパン株式会社としてエグゼクティブコーチングを提供しています。

プロフィール
西原哲夫
西原哲夫
経営アドバイザー | エグゼクティブコーチ
慶應→住友電工→アメリカ駐在(25歳)→ノースカロライナ大MBA(30歳)→エマソン米国本社幹部候補(32歳)→日本エマソンGM(35歳)→ユーピーエス社長(39歳)→経営アドバイザー兼コーチ(今) | 2児の父親|アメリカ在住10年|表千家茶道学習者
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