英語メールでの宛名の書き方。【海外ビジネスで使える例文紹介】

“英語でビジネスのメールを送りたいんだけど、宛名はなんて書いたらいいの？日本語なら「様」や「役職名」をつけるべきだけど、英語にも決まりはあるの？”

こういった疑問に答えます。

いざ海外の人たちとビジネスをはじめようと意気込んでも、英語でメールを書こうとした出だしからつまづくことがあると思います。

「宛名ってどう書くのが正しいの？」と。

本記事では、「英語メールでも、宛名の書き方に決まりやルールはあるのか？」という疑問に答えます。

本記事のポイント

・英語メールを書くときの大事な心構え

・英語メールのカジュアルさとフォーマルさの判別基準

・宛名の書き方：例文とサンプル

・宛名を書くときの注意点

ぼくがこれまで10年以上にわたって世界中の人たちとビジネスをしてきましたが、グローバルビジネス英語では、基本的にファーストネームだけで大丈夫です。

もちろん、日本のように敬語を気にするお国柄のところもありますし、自分独自の工夫として親しみを出したい場合など、プラスアルファをすることは問題ありません。

フォーマルさを出すべき時の判断基準や、英語メールで実際に使われる宛名の例文やサンプルを紹介しますので、活用してください。

英語メールでの宛名の書き方。【海外ビジネスで使える例文紹介】

「Dear」って、つけなければいけないのか？

「Mr.」や「 Ms.」って、どうしたら良いの？

「本当にファーストネームで呼んでいいの？苗字の方が丁寧ではないの？」

などなど、ぼくたちマジメで勤勉なビジネスパーソンには、悩みが尽きないところです。

そこで、グローバルビジネスの現場での使われ方を紹介します。

特にアメリカ人たちの書き方を紹介しますので、そのままパクりましょう。

英語メールを書くときの大事な心構え

まず、英語メールを書くときの大事な心構えです。

何を書こうが、どの様な言い回しを使おうが、文法的に間違えていようが、全部、英語です！

細かいことは気にせずに、どんどんと、伝えたいことを書きましょう！

これは、本当に大事です。

あまり細かいところで悩んで時間を浪費せず、そのメールを相手に届けることの方がよほど重要ですので、悩みすぎないでください。

英語メールのカジュアルさとフォーマルさの判別基準

英語メールでも、カジュアルさとフォーマルさで、言葉を使い分けることがあります。

それでは、どこからどこまでがカジュアルで、どこからどこまでがフォーマルであるのか、そのイメージをまとめます。

これによって、メールを送る際に、カジュアルであるべきかフォーマルであるべきか、判断が簡単になります。

この判断ができれば、使うべき宛名も分かってきます。

判断基準をパターン別で解説

ぼくたちがビジネスで英語メールを書くケースというものを考える時、ざっくりと、以下の様なパターンわけをしてみます。

縦軸に、メールを送る相手との関係性。

横軸に、その相手にコンタクトする回数。

まず、右上の「B」は、社外・顧客に対して、はじめてコンタクトするケース。

これはもちろん、フォーマルさが必要です。

しかし、コンタクトすることがはじめてだとしても、社内・同僚が相手である、右下「D」のケース。

こちらは、はじめからカジュアルさをもたせて良いです。

いわば、同じチームメートなのですから、フォーマルさを出すと心理的な距離感ができてしまい、喜ばれません。

社内・同僚に対して2回目以降にコンタクトする左下「C」のケースも、当然、カジュアルでいきましょう。

では、相手が社外・顧客であって、コンタクトする回数が2回目以降であるケースの左上「A」。

こちらはどうするべきでしょうか？

ぼくがこれまで見てきた限りですと、みんな、「カジュアル」にしています。

金融機関や弁護士事務所など、四六時中、フォーマルさが求められるような職場でない限り、カジュアルで十分です。

ぼくの個人的な経験では、2回目以降のコンタクトでフォーマルであり続けたのは、弁護士事務所だけです。

「B」と「C」はわかりやすいのですが、日本のビジネス文化からすると、青枠で囲った「A」と「D」の位置付けが複雑ですよね。

日本語とは文化が異なりますから、割り切ってカジュアルな宛名を選んでください。

宛名の書き方：例文とサンプル

ここでようやく、具体的な宛名の書き方を紹介します。

まず、フォーマルなパターン。

「Dear First Name,」

「Dear Last Name,」

「Mr./Ms. Last Name」

「Dear Mr./Ms. Last Name」

Dearを使ったり、Mr./Ms.といった敬称を使ったりすることで、フォーマルさを表します。

そして、カジュアルなパターン。

「First Name,」

「Hi First Name,」

といった感じ。

これらを、重みに合わせて並び替えると、以下の通り。

上にいくほどカジュアルで、下にいくほどフォーマルです。

弁護士などのプロフェッショナル業についていない限り、基本はすべて「First Name,」でオッケーです。

イメージとして、

「いつもカジュアルなのに、はじめて顧客や社外の人にコンタクトするときだけ、マナーとしてフォーマルさを演出する。」

という感じです。

それでも、「親しき中にも礼儀あり」と考える方は、「Hi First Name,」を使ってください。

これでも相当に、丁寧さを演出することができます。

宛名を書く時の注意点

ここまで読んだあなたは、「え、そんなにカジュアルで本当に大丈夫？」と心配になったかもしれません。

もちろん、いつでも丁寧にフォーマルであることは、何ら間違ったことではありません。

しかしそれが、「間違えたくないから、無難な書き方を選ぼう。」なんて考えた結果の時は、少し考え直した方が良いです。

というのも、そういった日本の「無難さを求める文化」は、グローバルビジネスでは求められていないですし、ほとんどの場合、理解もされないからです。

本来、カジュアルであるべきところ、フォーマルな形式で臨んでは、円滑に運ぶべきコミュニケーションも、逆にぎこちなくなりますので、気をつけてください。

西原哲夫

経営アドバイザー | エグゼクティブコーチ

慶應→住友電工→アメリカ駐在(25歳)→ノースカロライナ大MBA(30歳)→エマソン米国本社幹部候補(32歳)→日本エマソンGM(35歳)→ユーピーエス社長(39歳)→経営アドバイザー兼コーチ(今) | ２児の父親｜アメリカ在住10年｜表千家茶道学習者