経営者の悩み

良い会議と悪い会議【日本とアメリカでの体験を通じて】

こんにちは、てつです。

これまで日本やアメリカ、そして世界中の人たちと一緒に働いてきましたが、特に会議の進め方において、良いやり方と悪いやり方があるなぁと感じています。

良い会議は目的がハッキリしている

良い会議の特徴ですが、何はなくても、その会議を行うことの目的がはっきりしているということが1つ挙げられます。

情報共有のために会議をしているのか、それとも何か決断をするために会議をしているのか、もしくはアイディア出しのブレインストーミングをしているかなど、会議にはそれぞれ目的があってしかるべきです。

それらの会議の目的がはっきりしていれば、参加者たちは目的意識を持って会議に参加をすることができますし、その会議の成果物も手に入れやすくなるというものです。

過去に僕自身が何度も経験してますし、自分自身の反省も込めてですがなんとなく会議に呼ばれては座ってぼーっとしているだけ、前日の寝不足がたたってうとうとするなんていうこともありました。

今振り返ってみると、当時は会議に目的意識を持って参加していたわけではなく、ただなんとなく会議の場にいればいいとだけ考えていました。

当然ながらそれでは会議をしたところで結果も成果も得られるものは特にありませんでした。良い会議の場合は目的がはっきりしていますので、その目的を成し遂げようと会議の時間の中で一生懸命になり、結果として成果も上がります

会議参加者が全員発言をして貢献している

次に良い会議の特徴として、会議参加者が全員発言をして議論に貢献をしていることが挙げられます。

ついついいつもの決まった誰かさんだけがよくしゃべって、他の人たちはただなんとなく聞いているだけ。会議で決まったことに対しても、特に賛成と言うわけでもないけれども、まぁ反対と言うわけでもないし、流されておけばいいかな、と考えている人たちが大半を占めている状況はありませんでしょうか。

また、僕が過去に経験をしたことですが、上司の上司など幹部クラスが超ワンマンのリーダーシップを持ち味としており、あたかも反対意見は一切許されないかのような雰囲気を作ってしまうこともあります。

そうすると、決断は早いですし、行動すべき方向性も明らかなのですが、仮にそれが間違っていたとしても、他の参加者たちはそのリーダーのことが怖くて声を上げることができません

「あのリーダーの言っていることが間違っているんだから、正してあげたほうがいいんじゃないんですか?」と自分の上司に持ちかけたこともありましたが、「言うことは分かるが、刺激したくない。」と言われる始末。

これらがどういう理由であれ、限られた人しか発言をしない会議では建設的な考え方は出てきません

様々なリサーチもされていますが、会議に参加する全員が発言をしディスカッションに参加をする事が一番生産性が上がるというデータも出ているそうです。

ですから、会議参加者の全員が積極的に発言をし、ディスカッションに貢献をしている状態が良い会議と僕は考えています。

開始も終了も時間が守られている

もう一つ良い会議の特徴としてあげたいのが、時間が守られているということです。

開始の時刻を守るという事はほとんどの人が意識して既に取り組んでいることと思いますが、本当に良い会議は終わりの時間、終了の時間もきっちりと守られています

これはどういうことかと言うと、終わりの時間を必ず守っておかないと、その次の会議もしくは次の仕事に影響が出てしまうのです。

業態がサービス業であれ製造業であれなんであれ、納期や時間を守ってお客様にサービスや製品をお届けすることが重要なビジネスの成果の1つになります。

その時、会議の終わりの時間すら守れない会社に、納期通りにサービスや製品をお届けすることなど不可能です。

これは実は、僕がインドに行ってIndiGo(インディゴ)と言う成長著しい格安航空会社の幹部のプレゼンテーションを聞いたときに紹介してくれた考え方でした。

そこの会社はインドにしては珍しく、時間厳守を最大の強みにしながら成長を続けていたのですが、その中でも特に社内会議を時間通りに終わらせるということをを通じて、社員たちに時間厳守の意識を徹底させているということでした。

実際、始まりの時間だけではなく終りの時間も上手にコントロールしている会社は、時間と言うコスト意識も高く、業務品質のレベルがとても高い状態にあるように思います。

まとめ

僕はこれまで日本やアメリカなど、世界中の人たちと一緒に会議を持って働いてきました。

その上で、アメリカの方が優れているとか、逆に日本の方が優れているだとか、そういった国による違いと言うものはないと考えています。

むしろ、会社の文化や、一つ一つの会議をリードしているリーダーの存在、そして参加者一人一人に、会議の良し悪しが決められているようにも思います。

あなたはどのように会議をリードしていますか?

Good luck!